O que é uma Intranet? Em rápidas palavras, é uma rede de acesso privada em plataforma web, usado em empresas, independente do porte, para disponibilizar informações, documentos, formulários, calendário de eventos, etc.

Sempre que um funcionário precisa de um formulário de reembolso, por exemplo, é muito mais prático manter uma versão na Intranet, evitando problemas de duplicidade, versões erradas de formulário, armazenamento incorreto e dificuldades de localização de arquivos.

A Intranet serve como um ponto de informação. No processo básico de comunicação, o emissor envia a mensagem, esta é recebida pelo destinatário que a decodifica. Nesse meio tempo, pode haver o que chamamos de ruídos de mensagem, que é onde pode ocorrer a distorção da mensagem transmitida e, para piorar, quando não há um modelo centralizado de distribuição de informação, e sim um modelo horizontal de sentido único, em que uma pessoa retransmite à outra a mensagem, estamos sujeitos a diversos ruídos.

A Intranet pode ser considerada como um modelo centralizado em que alguma pessoa ou área da empresa disponibiliza a informação e todos os demais a recebem sem distorções.

As pessoas normalmente pensam que Intranet só serve para grandes empresas, mas a realidade é diferente, independente da quantidade de pessoas, o ideal é sempre centralizar a informação. Claro que de nada adianta uma informação coerente ali centralizada se as pessoas não aderiram a cultura de acesso à intranet.

É onde eu sempre bato o martelo com os clientes, não adianta implantar uma ótima ferramenta se as pessoas não tiverem a cultura de acesso. É necessário criar uma campanha interna de conscientização para aperfeiçoar o aproveitamento da ferramenta.

É interessante que antes de ser lançada a ferramenta, as pessoas já comecem a ser informadas da criação desta, seja através de e-mail ou impressos. O trabalho de conscientização não pára neste ponto, ele continua durante a implementação e tem o seu pico logo após a implementação, que é onde há a necessidade de colher o feedback da intranet, saber se as pessoas estão utilizando, como estão utilizando, o que estão achando e o principal, se sentem falta de algo.

Lembre-se que a opinião de cada funcionário é extremamente importante, afinal são seus usuários, ou seja, são seus clientes internos, e estes costumam ser muito exigentes.

Por onde começar?

Para começar uma intranet, você precisa definir e planejar, colocar metas, saber o que você espera dela e como pretende alcançar estes objetivos. E o principal, criar algo intuitivo e que seja de fácil utilização pelos funcionários, caso contrário eles evitarão os acessos. Lembre-se sempre: a idéia é flexibilizar e facilitar acessos, e não complicar ainda mais o caminho.

Quanto a solução adotada, fica a encargo de cada empresa. Hoje há diversas ferramentas disponíveis no mercado que gerenciam o conteúdo, trabalham com um fluxo de aprovações, trafegam e-mails internos, gerenciam formulários, etc.

Uma empresa que hoje não dispõe de uma intranet, pode começar com uma intranet informativa e que faça a função de repositório de arquivos por exemplo, centralizando documentos e informações.

Para a empresa que já tem uma intranet neste formato, pode pensar em interatividade, em migrar formulários que hoje são feitos em planilhas ou arquivos do Word, para formulários eletrônicos, usando workflow de aprovação, economizando tempo e dinheiro para empresa, descartando a necessidade de, a cada pedido, imprimir um formulário em duas vias, levar para o gestor assinar, entregar para o outro departamento, etc.

O ideal é que você tenha uma pessoa que desenvolva e mantenha o conteúdo, que possa administrar os módulos e sempre olhar como esta o andamento da Intranet.

Nos tempos atuais já temos muitas ferramentas que facilitam a gestão do conteúdo, criam modelos e permitem que cada área da empresa publique seu conteúdo sem afetar o leiaute ou a estrutura dos arquivos, permitindo ao responsável da intranet não ser apenas um criador de leiautes e sim um criador de soluções práticas para o dia-a-dia.

Sem ter que se preocupar em ficar convertendo textos para páginas html para disponibilizar na intranet, ele consegue tempo para aperfeiçoar os conhecimentos e buscar novas soluções de intranet para a empresa.

Caso a empresa tenha muitos funcionários e departamentos e, consequentemente, muito conteúdo a ser divulgado e gerenciado, eleja delegados das áreas, ou seja, pessoas responsáveis pela divulgação de conteúdos de seu departamento, aquela à quem você pode e deve falar quando houver alterações, problemas, etc.

Esta prática facilita o que foi discutido no parágrafo anterior e melhora o fluxo de informações. Este delegado deve ser definido em uma reunião com os gestores de cada departamento e este deve estar ciente das responsabilidades do delegado do seu departamento, visto que o delegado terá que, periodicamente revisar o conteúdo da sua área na Intranet.

Estas são algumas dicas rápidas de como proceder, do mais, é só buscar algumas informações na internet, casos de sucesso e montar uma equipe de gestão de implantação da intranet para que tudo saia bem, e não esqueça do papel fundamental do departamento de comunicação corporativa.

F#Levi (projetocriativo.blogspot.com)